Praca grupowa jest niezbędna w przedsiębiorstwach zwłaszcza przy realizacji różnego rodzaju projektów . Czasami „praca grupowa” oznacza możliwość wspólnego planowania zadań przy użyciu poczty elektronicznej i kalendarza, ale dopiero używając zaawansowanych programów komputerowych menedżerowie mogą wydajniej zorganizować pracę, sprawniej przydzielać zadania a w konsekwencji wykonać założenia projektu w odpowiednim terminie . Wybierając aplikację do pracy grupowej należy przemyśleć swoje potrzeby i upewnić się, czy aplikacja posiada moduły umożliwiające ich zaspokojenie.

Koordynujący pracę przydziela każdemu, kto partycypuje w pracy grupowej login i hasło dające dostęp do aplikacji i jej modułów, przyznaje określone uprawnienia i przydziela zadania do zrealizowania. Dzięki narzędziom służącym pracy grupowej możliwa jest także komunikacja internetowa pomiędzy osobami biorącymi udział w projekcie poprzez fora dyskusyjne, czaty oraz system komentarzy. Osoba koordynująca pracę grupową ma również możliwość uzyskiwania raportów określających zaawansowanie prac, czas pozostający do wykonania projektu i ocenę aktywności poszczególnych pracowników . Możliwa jest także archiwizacja danych i ich dalsza analiza.